¿No tiene la sensación de que el día no tuviera horas suficientes? Esto es una realidad para aquellos que se dedican a la gestión de proyectos. La aparente infinitud de partes interconectadas y la interminable cantidad de notas, hojas de cálculo y archivos pueden resultar, en el mejor de los casos, abrumadores. Para muchos, aunque el nuevo estilo de trabajo híbrido ha supuesto beneficios considerables en términos de libertad individual, no ha hecho más que intensificar el estrés que supone intentar trabajar en equipo de forma eficaz.
Coordinar las distintas formas de ver un problema, dividir la carga de trabajo de forma equitativa, llevar el seguimiento de los avances y compartir los recursos, sin salirse del presupuesto y cumpliendo los plazos, puede suponer un serio desafío; incluso cuando se trabaja desde la oficina. Por lo tanto, la gestión eficaz es uno de los factores más importantes que, en última instancia, pueden hacer que un proyecto se cierre con éxito o fracase. Por otro lado, una gestión ineficaz puede dar lugar a:
Un software de gestión de proyectos es todo lo que necesita en un único lugar. El software líder en el sector tomará todos los elementos individuales que son importantes para el éxito de un proyecto (pero de los que es muy fácil perder la pista) y los integrará en una interfaz única fácil de usar. Por ejemplo, la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y de los recursos, los presupuestos, los informes, la colaboración y los archivos están a un solo clic para cualquiera que los necesite.
Echemos un vistazo más detallado a algunas de las formas en las que un software de gestión de proyectos puede ayudarle:
La plataforma de HubSpot consta de seis productos principales: marketing, ventas, servicio al cliente, gestión de contenido, operaciones y comercio. Dentro de este software se encuentra Projects, una herramienta sencilla de gestión de proyectos que elimina características innecesarias, centrándose únicamente en lo esencial para completar tu trabajo. Tienes la capacidad de establecer múltiples proyectos, supervisar a los miembros del equipo, crear numerosas tareas y delegarlas a cualquier persona dentro de tu equipo.
A medida que tus necesidades crecen, aquí es donde Hubspot realmente brilla. Dado que está integrado en una herramienta de marketing completa, tendrás acceso a más que solo funcionalidades básicas de gestión de proyectos. Tendrás la capacidad de recopilar información de contacto utilizando formularios, mantener el compromiso con los clientes potenciales a través del marketing por correo electrónico, entregar mensajes dirigidos a través de páginas de destino y mejorar la interacción con los visitantes del sitio web mediante chat en vivo. Si encuentras que falta una característica particular, como un gráfico de Gantt, puedes encontrarla convenientemente en el App Marketplace de HubSpot, que cuenta con más de 1,500 aplicaciones.
También es bastante sencillo comenzar con los Proyectos de HubSpot, a diferencia de muchas otras herramientas complicadas de gestión de proyectos. Incluso si no eres experto en tecnología, puedes entender fácilmente su función básica de lista. Los miembros del equipo pueden adaptarse rápidamente, especialmente con la función de arrastrar y soltar que facilita la organización de tareas y proyectos. Aunque hay muchos planes y opciones diferentes, puedes comenzar con el plan gratuito para ver cómo te ayuda HubSpot. Luego, cuando necesites más, es fácil actualizar y obtener funciones adicionales.
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Monday.com tiene todo lo que necesita y más en una herramienta de gestión de proyectos. Con esta herramienta de gestión de proyectos basada en la nube, puede crear y personalizar flujos de trabajo, colaborar con compañeros en tiempo real, asignar tareas, establecer fechas límite, controlar el progreso de los proyectos y mucho más. Además, la plataforma permite consultar informes de alta calidad visual y ejecutar análisis que le ayudarán a obtener información sobre el rendimiento del proyecto e identificar cuáles son las áreas que debe mejorar. Monday.com se integra a la perfección con muchas otras herramientas, incluyendo Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Drive, Dropbox, Asana, Trello, QuickBooks o Shopify, entre otras. Asimismo, para que los equipos puedan llevar el seguimiento de cuánto tiempo invierten en cada una de las tareas y proyectos, el software también funciona con aplicaciones populares de seguimiento y registro del tiempo como Clockify, Timely, Toggl y Harvest. Monday.com es compatible con más de 50 integraciones, por lo que puede convertir su panel de control de Monday.com en su centro de trabajo personal.
Monday.com es una excelente herramienta de gestión de proyectos que ofrece flexibilidad para hacer las cosas de forma manual y la posibilidad de automatización. Todo puede personalizarse y automatizarse de forma simple, ya sea el seguimiento de tareas pendientes semanales o la gestión de proyectos más complejos y continuos. El enfoque de Monday.com no es «talla única», algo que se puede ver claramente en que sus paneles de control son totalmente personalizables para satisfacer las necesidades específicas del equipo. Al establecer rutinas y dejar que la aplicación se encargue del resto, se agiliza la gestión de proyectos y evita utilizar hojas de cálculo o realizar un seguimiento manual. Incluso puede codificar las tareas por colores y etiquetarlas en función de la prioridad (por ejemplo, rojo para las tareas urgentes o amarillo para las que estén en curso). ¿Ojos cansados? Cambie al modo oscuro o nocturno. Además, Monday.com ofrece tutoriales para ayudar a los usuarios a navegar por aquellas características que pueden ser algo más complicadas, como las integraciones, los plugins o la automatización de los flujos de trabajo, lo que hace que sea una opción excelente incluso para principiantes en el uso de herramientas de gestión de proyectos.
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Tanto si su equipo está formado por 15, 30 o 500 personas, utilizar la herramienta de gestión de proyectos adecuada puede facilitarle el trabajo a todos los implicados. No obstante, con tantas aplicaciones de gestión de proyectos disponibles en el mercado, ¿por dónde empezar? Nosotros somos un gran equipo y de forma habitual trabajamos con muchas personas y proyectos diferentes, por lo que, definitivamente, no somos nuevos en el uso de este tipo de herramientas. Esto es lo que hemos tenido en cuenta a la hora de seleccionar las opciones de la lista de las 10 mejores soluciones de gestión de proyectos de este año:
Muchos sistemas de gestión de proyectos ofrecen integración total con otros software de terceros. Uno de los mayores puntos de venta de estos sistemas es que permiten una gestión completa del proyecto desde una única interfaz. De este modo, los proveedores de correo electrónico, otras plataformas de comunicación como Slack, los diferentes software de contabilidad, los CRM, etc., todos pueden integrarse a la perfección con el sistema de gestión de proyectos.
Normalmente, muchas empresas Fortune100 implementan los principales software de gestión de proyectos, por lo que es muy necesario que la protección de los datos sea avanzada. Por eso es muy importante contar con un socio de confianza del sector. Muchas empresas cuentan con la certificación de cumplimiento de las normas ISO y el escudo de privacidad de la UE-EE.UU. para el intercambio de datos personales, entre otras certificaciones. No obstante, siempre es importante que todos los empleados adopten rigurosas medidas de protección de datos basadas en una formación exhaustiva.
Como con cualquier software nuevo, es probable que sea necesario pasar por un periodo de adaptación. Las funciones básicas de un software de gestión de proyectos suelen ser bastante fáciles de entender. Por otro lado, en el caso de las funciones más avanzadas, es posible que el equipo tarde un poco más en familiarizarse con ellas. Sin embargo, la gran ventaja es que puede que sea el único software que tengan que utilizar, ya que al contar con todas las herramientas en un mismo sitio, ya no es necesario utilizar otros programas, lo que aumenta la eficacia tanto en la gestión de proyectos como en la formación continua.
El precio puede variar mucho de un sistema de gestión de proyectos a otro y normalmente depende del tamaño del equipo y de las funciones avanzadas que desee incluir. Como gestor de proyectos, es importante tener en cuenta el coste de cualquier sistema nuevo que se introduce en la empresa y asegurarse de que el presupuesto que requiere es razonable. Por suerte, si el sistema es adecuado para el tamaño y las necesidades de su equipo, es probable que el coste se vea totalmente compensado con el aumento de la productividad y de las tasas de éxito de los proyectos. No olvide que, de media, el 12 % del presupuesto se malgasta debido a ineficacias en la gestión, una cifra que puede reducirse en gran medida con un software de gestión de proyectos adecuado.
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