Si usted es propietario de un negocio, ya sabe que mantener los datos y la información organizados y fácilmente accesibles es clave para el éxito, pues estos puntos de datos son necesarios a la hora de tomar decisiones informadas sobre sus actividades de marketing, ventas y operaciones. Aquí es donde entran en juego las diferentes herramientas y software CRM para la gestión de relaciones con los clientes.
En el pasado, las empresas tenían que confiar en archivos físicos u hojas de cálculo de Excel para llevar el seguimiento de los datos de los clientes. Por ello, a menudo, esto consumía mucho tiempo y era propenso a errores, lo que provocaba pérdida de oportunidades y clientes frustrados.
Por suerte, las herramientas y los sistemas CRM han evolucionado mucho en los últimos años y ahora existen muchas opciones estupendas que ayudan a las empresas a llevar el seguimiento de los puntos de contacto con sus clientes.
En este artículo del blog analizaremos por qué las herramientas y los sistemas de software CRM son tan importantes para las empresas en el 2024.
Un CRM (Customer Relations Manager, por sus siglas en inglés) es un sistema de gestión de las relaciones con los clientes. Las empresas utilizan esta herramienta de software para organizar y llevar el seguimiento de los datos de sus clientes. Los CRM ayudan a las empresas a controlar la información de contacto de los clientes, los registros de ventas, los datos de marketing, etc.
Un CRM es como un Rolodex digital para su negocio. Es un panel de control centralizado en el que puede almacenar todos los datos de sus clientes en un solo lugar y al que puede acceder desde cualquier lugar a través de una conexión a Internet.
Utilizar un CRM tiene muchos beneficios, pero estos son algunos de los más destacados:
Mejorar la interfaz de usuario (UX)Uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio es proporcionar una gran experiencia al cliente. Para ello, es necesario conocer bien las necesidades y preferencias de los clientes y, en este sentido, un CRM le ayuda a recopilar datos de los clientes para comprenderlo mejor, con lo que podrá aumentar la satisfacción de sus clientes.
Supongamos que tiene una tienda de ropa. En este ejemplo, podría utilizar el CRM para ver cuáles son los artículos que han adquirido los clientes en el pasado, las tallas que suelen comprar, qué colores prefieren, etc. Al disponer de esta información, puede asegurarse de tener en stock los artículos que suelen comprar y así conseguir que los clientes siempre tengan una buena experiencia de compra.
Facilitar el contacto con los clientesOtro beneficio importante de utilizar un CRM es que facilita el contacto con los clientes. Al tener los datos de los clientes almacenados en una única ubicación centralizada, mandar correos electrónicos, realizar llamadas telefónicas o enviar comunicaciones personalizadas es una tarea fácil y rápida.
Mantenerse en contacto con los clientes es de vital importancia para construir relaciones a largo plazo. Además, esto también puede ser útil para aumentar las ventas y estimular la fidelidad de los clientes. Desde el CRM, puede ver fácilmente con qué clientes tiene que ponerse en contacto y cuándo.
Automatizar los procesos de marketing y ventasLas herramientas CRM también pueden ayudarle a automatizar sus procesos de marketing y ventas. De este modo, por ejemplo, puede configurar campañas automatizadas de correo electrónico para enviar mensajes personalizados a los clientes en función de su historial de compras.
También puede utilizar herramientas CRM para automatizar el proceso de ventas, como configurar el seguimiento automático de nuevos clientes potenciales o enviar presupuestos. Cómo decida enfocar sus actividades de marketing y ventas dependerá de los objetivos específicos de su empresa, pero automatizar estos procesos puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo a largo plazo.
Ahorro de tiempo y dineroEn cuanto al ahorro de recursos, con un CRM también puede ahorrar tiempo y dinero. Al automatizar los procesos de marketing y ventas, podrá descongestionar a su personal para que pueda centrarse en otras tareas, normalmente más importantes.
Además, como los CRM facilitan la comunicación con los clientes, puede evitarse tener que invertir en publicidad para captar nuevos clientes. No obstante, la publicidad puede seguir siendo una forma muy valiosa de llegar a nuevos clientes, pero no es la única forma de beneficiarse de ella.
Segmentación de clientesPara ofrecer la mejor experiencia posible a los clientes, conviene saber segmentarlos adecuadamente. La segmentación de clientes consiste en dividir la base de clientes en grupos en función de las características que comparten.
La segmentación puede ayudarle a entender mejor sus necesidades y preferencias, así como a crear campañas de marketing dirigido más específicas. Existen muchas formas y categorías diferentes para segmentar a los clientes, por ejemplo:
Con un CRM, puede supervisar y segmentar fácilmente a los clientes en función de cualquiera de estas características. Después, podrá aprovechar esta información para crear campañas de marketing más específicas y eficaces.
Pipedrive es un sistema CRM basado en la nube diseñado para ayudar a las empresas a gestionar los canales de ventas y agilizar los procesos. Se creó pensando en los comerciales y profesionales de ventas y ofrece diferentes funciones que ayudan a las empresas a mantenerse organizadas y centradas en cerrar acuerdos. Una de sus prestaciones clave es la herramienta de gestión del canal de ventas, con una interfaz visual fácil de usar que permite a los usuarios realizar el seguimiento de los acuerdos a medida que avanzan por las distintas etapas. Pipedrive también incluye funciones de gestión de contactos, lo que permite a los usuarios centralizar la información de los contactos y potenciales clientes, junto con información detallada de los contactos y el historial de comunicaciones.
Otra característica clave de Pipedrive es la capacidad de personalizar los procesos de ventas, lo que permite a las empresas adaptar sus flujos de trabajo en función de sus necesidades específicas. Esto incluye la posibilidad de crear campos propios, añadir etapas personalizadas y más. El CRM también se integra con los servicios de correo más habituales, como Gmail y Outlook, para enviar y recibir correos electrónicos directamente desde la plataforma. Además, Pipedrive proporciona una serie de herramientas de elaboración de informes y análisis para que las empresas puedan supervisar su rendimiento de ventas y tomar decisiones basadas en datos. Pipedrive también dispone de una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android, para que pueda acceder fácilmente al CRM sobre la marcha.
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De entre los varios CRM que hemos probado, el plan gratuito de HubSpot destaca por ser el más completo. Hemos visto que el resto de planes gratuitos a menudo carecen de las funciones necesarias para mejorar las relaciones con los clientes de forma real, pero HubSpot supera todas las expectativas gracias a su impresionante gama de herramientas complementarias al CRM para marketing, ventas, atención al cliente y gestión de contenidos. A través de una interfaz sencilla y fácil de usar se puede acceder al panel de informes, llevar a cabo el seguimiento de los acuerdos y gestionar los proyectos en curso. Además, todas estas herramientas están disponibles sin ningún coste ni límite de contactos, lo que le permite gestionar hasta un millón de contactos con facilidad.
Aunque el CRM de HubSpot es gratuito, también ofrece una amplia gama de herramientas de ventas y marketing de pago, como Marketing Hub, Sales Hub y Service Hub. Estos planes de pago cuentan con funciones avanzadas como la creación de informes personalizados, marketing por correo electrónico, automatización del marketing, puntuación predictiva de clientes potenciales, perspectivas impulsadas por IA y más.
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Se podría decir que el CMR monday sales es un CRM súper potenciado. Además de ofrecer todas las funciones básicas de un CRM, como la gestión de contactos y del canal de ventas, la automatización de las ventas y del flujo de trabajo, el seguimiento de las interacciones y sincronización con el correo electrónico, Monday.com también puede personalizarse. Con Monday.com CRM, los equipos pueden crear campos y flujos de trabajo personalizados, configurar notificaciones y recordatorios automatizados y generar informes sobre el canal de ventas con los datos de los clientes.
Debido a su flexibilidad, el CRM de Monday.com permite a los equipos adaptar la plataforma a sus procesos de ventas, en lugar de tener que cambiar sus procesos para adaptarse al CRM. También da la posibilidad de conectar varias integraciones y un API nativa, pero Monday.com va más allá de la lista predefinida de automatizaciones y permite a los usuarios personalizar casi todos los aspectos de la plataforma en función de sus necesidades.
Al tratarse principalmente de una herramienta de gestión de proyectos, Monday.com también ofrece una serie de ventajas incomparables que no incluye ninguna otra herramienta CRM. En primer lugar, la plataforma cuenta con una interfaz fácil de navegar y de utilizar, incluso para aquellos que tienen conocimientos técnicos limitados. Gracias a su funcionalidad de arrastrar y soltar y a su diseño intuitivo, los usuarios pueden configurar y utilizar cómodamente la plataforma, lo que reduce el tiempo de adaptación de los nuevos usuarios. Por otra parte, este software cuenta con una API abierta e integraciones con aplicaciones populares como Outlook, Gmail, Excel, DocuSign, Salesforce y Shopify para unificar el proceso de ventas. Asimismo, al integrarse con diferentes aplicaciones de calendario y chat, contribuye a una experiencia de ventas óptima.
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El software CRM es más que una simple base de datos de clientes. La diferencia radica en que un CRM incorpora características y funcionalidades que le ayudarán a gestionar las relaciones con sus clientes. Solo los CRM incluyen gestión de contactos, automatización de ventas y automatización de marketing. Una base de datos de clientes es simplemente una colección estática de datos.
Depende del tamaño de su negocio, de sus objetivos y de sus necesidades. Si se trata de una start-up con una base de clientes limitada, es posible que no necesite un CRM en un primer momento. Pero a medida que vaya escalando y creciendo, puede que un CRM le resulte imprescindible para gestionar las relaciones con sus clientes de forma eficaz.
En general, las empresas que en mayor medida se pueden beneficiar del uso de un CRM tienen una base de clientes grande o en expansión, múltiples canales de ventas y marketing y procesos de venta complejos.
Para esta pregunta, no hay una respuesta que se adapte a todo el mundo. El CRM de ventas de Hubspot es una opción excelente en la mayoría de los casos para todas aquellas empresas que se centran en las ventas. Ofrecen, además, una versión gratuita que incluye la mayoría de las funciones que necesitará para empezar.
La plataforma del CRM de Monday.com es excelente para empresas de todos los tamaños. Además, ofrecen una versión gratuita para hasta dos usuarios, por lo que son una buena opción para pequeños negocios. En cambio, para empresas más centradas en marketing, merece la pena echarle un vistazo al CRM Freshsales.
Si no está totalmente seguro de las características que va a necesitar, empiece por evaluar las necesidades específicas de su negocio. ¿Qué procesos necesita automatizar? ¿Qué tipo de información necesita para poder tomar mejores decisiones? ¿Tiene algún cliente que requiera atención especial? Una vez que haya respondido a estas preguntas, podrá seleccionar la lista de características que necesita específicamente para usted. Sin embargo, entre las funciones básicas que todo CRM debería tener se incluyen:
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